Document management

De meeste sociale intranetten concenteren zich op het beschikbaar stellen van informatie maar een Digitale Werkomgeving dient meer te bevatten. U wilt ook andere informatiebronnen en documenten kunnen ontsluiten om zo te voorkomen dat er informatie silo's ontstaan. Daarom beschikt de OpenIMS Digitale Werkplek over een zeer uitgebreid Document Management platform met archivering by design.

De volgende standaard voorzieningen zijn beschikbaar:

• Werken met folderstructuren in een dossier.
• Genereren van indelingen inclusief documentsjablonen.
• Projectmatigwerken waarbij documenten per fase overgang worden gegenereerd.
• Geïntegreerde full-text zoekmachine.
• Microsoft Office integratie voor o.a. Outlook, Word en Excel.
• Bestanden via Drag en Drop toevoegen, ook bijlagen vanuit Outlook.
• Documentsjablonen en e-mailsjablonen binnen een dossiercategorie.
• Responsive interface.
• Document preview voor alle gangbare formaten (PDF, Foto's, Microsoft Office).
• Annotatie voorzieningen.
• Audittrail.
• Document goedkeuringsworkflow met meldingen binnen het platform.
• Geïntegreerde dossier/document archivering.
• Verwerking van documenten met een barcode.
• Achteraf tekst herkennen via OCR zodat documenten doorzoekbaar worden. Hierdoor kunnen oudere documenten, bijvoorbeeld technische documentatie, doorzoekbaar worden gemaakt voor alle geautoriseerde medewerkers.
• In de tijdslijn kunnen updates worden geplaatst zodat anderen, die dit dossier volgen, ook op de hoogte zijn van de ontwikkeling van het dossier. 

Intelligente integratie met bestaande informatiebronnen. U kunt op deze manier informatie beschikbaar stellen voor teams die veel buiten de deur zijn.